Universidad del Magdalena

¿Dónde se encuentra información sobre el proceso de Contratación?

Para consultar procedimientos, minutas y formatos relacionados con la Gestión de Contratación, ingrese a la página principal de COGUI+ a través del siguiente enlace: https://cogui.unimagdalena.edu.co/Documentos

En la sección “Apoyo”, seleccione la opción “Gestión de Contratación”, donde encontrará toda la información relevante del proceso.

¿Qué documentos debe adjuntar el proponente al momento de presentar la propuesta?

Los documentos exigidos deben presentarse conforme al formato CO-F33 Formato listado de documentos contractuales según el tipo de orden y/o contrato a suscribirse. Este listado se encuentra disponible en la página principal de COGUI+, en la sección "Apoyo", opción "Gestión de Contratación". Es fundamental consultar esta información y asegurarse de cumplir con todos los requisitos contractuales, ya que la omisión de algún documento podría afectar la evaluación y viabilidad de la propuesta.

En el caso de una convocatoria, ya sea privada o pública, el proponente deberá presentar, además, los documentos requeridos en los formatos establecidos en los términos de referencia del proceso.

¿Cómo es el trámite para solicitud de un certificado contractual?

Para solicitar un certificado contractual de Órdenes de Prestación de Servicios Profesionales (OPSP) y Órdenes de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión (OAG), se debe seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al Módulo Digital: Ingresar al sistema en línea a través del siguiente enlace: https://certicon.unimagdalena.edu.co/
2. Diligenciar el Formulario: Completar los datos requeridos en el formulario disponible en la plataforma.
3. Enviar la Solicitud: Una vez diligenciado el formulario, enviarlo a través del sistema para su respectiva validación.

Para el caso de solicitudes de certificados contractuales de cualquier tipo de orden y/o contrato por parte de proveedores de bienes y servicios personas naturales o jurídicas debe hacerlas a través del correo electrónico certificadocontratos@unimagdalena.edu.co

 El plazo para dar respuesta a las distintas solicitudes es de 8 a 10 días hábiles.

¿Dónde se realiza el registro en el Directorio de Proveedores y/o Contratistas?

La persona natural o jurídica interesada debe ingresar a cualquiera de los siguientes link, de acuerdo a su naturaleza jurídica y realizar el registro correspondiente:

 Persona Natural    Persona Jurídica

¿Cómo se puede realizar un sondeo comercial y cuál es la importancia del mismo?

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 12 del Acuerdo Superior 010 de 2013 (Estatuto Contractual) “Es el mecanismo que realiza la Unidad Gestora y por medio del cual se establece la oferta potencial y el valor estimado del presupuesto oficial de los bienes y/o servicios a contratar. Este sondeo puede efectuarse por medio físico, electrónico o vía telefónica, y por cualquier otro medio documentado que permita verificar las condiciones en el mercado del bien o servicio requerido por la unidad gestora.” El sondeo es parte esencial de la memoria técnica del proceso de contratación, en la conformación de los estudios de conveniencia y oportunidad según sea el caso y cuando aplique conforme a la modalidad de selección del contratista; es uno de los factores más importantes en la etapa de planeación de un contrato, por cuanto permite identificar además de la disponibilidad del bien o servicio en el mercado, el cumplimiento o no de las especificaciones técnicas requeridas, las características ofrecidas, el valor estimado, los posibles oferentes, si existe a nivel nacional o internacional y demás información pertinente para la toma objetiva de decisiones frente al tipo de contrato que procede conforme a nuestro Estatuto de Contratación.

¿Es obligatorio tener tres (3) cotizaciones para poder hacer un sondeo comercial/ mercado?

No es obligatorio tener tres (3) cotizaciones, sin embargo, si es necesario que las unidades realicen un sondeo de mercado que permita establecer las condiciones de adquisición de un bien o servicio. Realizando las acciones o actividades que cada Unidad Gestora considere pertinentes para verificar la disponibilidad, valor estimado y los posibles oferentes de ese bien o servicio dentro mercado; de todo lo cual debe obrar constancia en copia dura o registro electrónico como parte de la etapa de planeación del contrato que se pretende realizar, lo anterior de conformidad con lo establecido en la parte final del Parágrafo Único del Artículo 16 del Acuerdo Superior N° 010 de 2013 (Estatuto de Contratación).

¿Se puede terminar un contrato u orden sin haber iniciado la ejecución?

Sí. La Unidad Gestora deberá remitir un informe al Ordenador del Gasto, acompañado de los documentos correspondientes a la etapa precontractual, con el fin de proceder con la correspondiente autorización y suscripción del Acta de Resciliación con El Contratista.

¿Es requisito la aprobación de la garantía única de cumplimiento para iniciar la ejecución de un contrato u orden?

Sí, la ejecución de los contratos u órdenes requerirá de la aprobación de la garantía, en caso de haberse establecido. Por lo tanto, la garantía de cumplimiento debe estar aprobada antes del inicio del plazo de ejecución del contrato u orden.

¿Cómo proceder ante un eventual incumplimiento del objeto contractual?

En primer lugar, es importante recordar que, dentro de las labores del supervisor/interventor del contrato u orden, se encuentra solicitar o requerir al contratista el cumplimiento del objeto contractual de manera idónea y oportuna en las condiciones que fueron pactadas, es decir con las especificaciones técnicas, condiciones de calidad y dentro del plazo establecido en el contrato, así como el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Si a pesar del requerimiento realizado por el supervisor del contrato, persiste el incumplimiento, el supervisor debe enviar un informe técnico detallado de la situación al ordenador de gasto, en el cual se establezca claramente a cual contrato u orden se hace referencia (número de contrato u orden), indicando las circunstancias del incumplimiento, la fecha en la que debía estar ejecutado o en caso de haberse recibido a satisfacción, la fecha en la que se presentó el daño, la cuantía y la causa del mismo, y si este es plenamente atribuible al contratista. Al informe referido debe anexar toda la documentación contractual pertinente y los soportes a que haya lugar. En los contratos amparados por pólizas es importante remitir copia a la aseguradora de todas las comunicaciones.

El ordenador de gasto con el apoyo del Grupo de Contratación de conformidad con el informe técnico procederá a iniciar el trámite correspondiente de acuerdo con lo establecido en la Resolución Rectoral N° 828 del 30 de noviembre de 2018 "Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento sancionatorio administrativo contractual en la Universidad del Magdalena". Con el fin de requerir tanto al contratista como a la aseguradora.

¿Cómo se cumple con el principio de planeación de un contrato?

La planeación propende por la definición oportuna y suficiente de las necesidades de contratación requeridas para el cumplimiento de la misión institucional. 

En esta etapa se debe realizar por parte de la unidad gestora del proceso todas aquellas acciones que de manera organizada y documentada permitan identificar y priorizar las necesidades, así como las posibles soluciones, sus potenciales proveedores, la asignación de recursos y se prevean los riesgos inherentes al proceso y las medidas o estrategias para eliminarlos, reducirlos o contenerlos; todo lo cual deberá hacer parte de la memoria técnica del proceso (Estudios previos o de oportunidad y conveniencia).

En este sentido, se cumple con el principio de planeación cuando la unidad gestora del proceso realiza de manera objetiva el análisis necesario para identificar:

1. El objeto del requerimiento
2. Especificaciones técnicas
3. Coherencia con las políticas, planes, programas y proyectos institucionales
4. El valor de los bienes o servicios a contratar en condiciones normales de mercado, a través de criterios técnicos y objetivos.
5. Verificar la disponibilidad presupuestal y adelantar los tramites a que haya lugar para contar con aquella en los términos previstos en el régimen presupuestal de la Universidad y en su Estatuto de Contratación.

¿Cuándo inicia las funciones del supervisor del contrato?

El supervisor asume sus funciones una vez sea comunicada la designación como supervisor por el ordenador del gasto y/o Grupo de Contratación de conformidad con lo señalado dentro del clausulado del contrato.

¿Cuándo se solicitan garantías para un contrato? 

Se debe solicitar en todos los contratos de bienes, obras y servicios independiente de la tipología contractual cuya cuantía sea igual o superior a 250 SMMLV. No obstante, la Universidad podrá exigirla en órdenes cuya cuantía se inferior a 250 SMMLV cuando lo estime conveniente de acuerdo con la naturaleza, las condiciones contractuales, el objeto y las obligaciones que el Contratista debe asumir y que requieran el amparo de eventuales riesgos dentro de la ejecución. En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión dependiendo de la cuantía y de las actividades a desarrollar, es discrecional por parte de la Entidad Estatal, solicitar o requerir las mismas.

¿Cuáles son las Modalidades de contratación?

La Universidad adelantará los procesos de contratación mediante las siguientes modalidades:  

1. Convocatoria Pública. 
2. Convocatoria Privada.
3. Selección Directa.
4. Contratación en Línea

La Universidad aplicará las modalidades de selección de conformidad con cada vigencia. No obstante, podrá hacerlo por periodo académico o semestre, dada la necesidad de la adquisición del bien o servicio en los procesos misionales de la Universidad.

¿Cuándo se debe suscribirse el Acta de liquidación en un contrato?

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 24 del Acuerdo Superior N° 010 de 2013 (Estatuto de Contratación) debe suscribirse Acta de Liquidación en los siguientes casos:

1. Cuando el contrato termine anticipadamente.
2. En los contratos interadministrativos cuando la Universidad sea parte contratante.
3. En los contratos en los que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la constatación periódica del avance de ejecución.
4. En los contratos de tracto sucesivo.
5. Cuando se haya pactado en el contrato.

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo, según el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

De otra parte, Se debe verificar que el contratista ha entregado a satisfacción el objeto contractual y que no existan saldos pendientes, reclamaciones o incumplimientos.

El acta de liquidación debe incluir el estado financiero del contrato y dejar constancia de las obligaciones pendientes si las hay.

Cuando el contratista no firma el Acta de finalización o Acta de recibo a satisfacción, ¿Qué se debe hacer?

Si el contratista no firma el Acta de Finalización o el Acta de Recibo a Satisfacción, el supervisor y/o interventor debe seguir estos pasos:

1. Dejar constancia de la inasistencia o negativa del contratista a firmar el acta.
2. Elaborar un informe que contenga la información requerida en el acta de finalización, detallando el cumplimiento o incumplimiento del objeto contractual.
3. Adjuntar las evidencias de los intentos de citación o requerimientos realizados al contratista para la firma del acta, tales como correos electrónicos, oficios o cualquier otro medio de comunicación oficial.

¿Qué tipo de seguimientos hace el supervisor para garantizar el cumplimiento del objeto contractual?

El supervisor del contrato realiza diversos tipos de seguimiento para garantizar el cumplimiento del objeto contractual, entre ellos:

1. Seguimiento técnico: Verifica que los bienes o servicios entregados cumplan con las especificaciones técnicas, estándares de calidad y condiciones pactadas en el contrato.
2. Seguimiento administrativo: Controla que el contratista cumpla con los plazos, entregas y demás compromisos establecidos en el contrato.
3. Seguimiento financiero y contable: Revisa que los pagos se realicen conforme a lo estipulado en el contrato, verificando facturas, certificaciones de cumplimiento y aportes a seguridad social.
4. Seguimiento jurídico: Asegura que el contrato se ejecute conforme a la normatividad vigente y que no haya incumplimientos que puedan generar sanciones o penalidades.